Política de Privacidad

1. Introducción y alcance

Incidenta, un producto de Baind LLC (“Baind”, “nosotros”), ofrece software que ayuda a las instituciones educativas a recibir, investigar y resolver incidentes de seguridad y protección. Esta Política de Privacidad describe cómo tratamos la información personal en dos contextos: (a) nuestro sitio web público en incidenta.co, incluida la reserva de una llamada con nosotros (el “Sitio”); y (b) la aplicación Incidenta que se ofrece a las instituciones en app.incidenta.co (el “Servicio”).

Actualmente Incidenta se ofrece en fase de acceso anticipado / beta. Las funciones, las prácticas de datos y esta política pueden evolucionar a medida que el Servicio madure; actualizaremos la fecha de “última actualización” cuando realicemos cambios importantes.

Esta política se ofrece en inglés y español. En caso de conflicto entre versiones, prevalece la versión en inglés, salvo que la ley local disponga lo contrario.

2. Nuestro rol: responsable y encargado

Nuestras responsabilidades dependen de los datos de que se trate:

• Datos del Sitio y de la reserva de llamadas: Incidenta es el responsable del tratamiento. Decidimos por qué y cómo se trata esta información.
• Datos del Servicio (institucionales): la institución educativa es el responsable del tratamiento. Incidenta actúa como encargado / proveedor de servicios, tratando la información personal solo conforme a las instrucciones documentadas de la institución y para prestar el Servicio. En Estados Unidos, cuando corresponde, actuamos como “school official” con un interés educativo legítimo conforme a FERPA; bajo la Ley 1581 de 2012 de Colombia, actuamos como “encargado del tratamiento”.

Si eres estudiante, madre, padre, miembro del personal u otra persona cuya información está en el Servicio, tu institución es responsable de ella. Dirige tus solicitudes de privacidad a tu institución; nosotros le brindaremos apoyo para responder.

3. Información que recopilamos

Visitantes del Sitio y reserva de llamadas

• Datos de la reserva de llamada que envías a través de nuestro proveedor de agenda, Cal.com: tu nombre, tu correo, el horario que eliges y las notas que añadas. Cal.com trata esta información conforme a su propia política de privacidad y nos comparte la reserva.
• Datos de uso y de dispositivo recopilados mediante analítica, como páginas vistas, ubicación aproximada derivada de la IP, tipo de navegador y dispositivo, y enlaces de referencia.
• Señales de mitigación de bots para proteger nuestros formularios del abuso automatizado.

Datos del Servicio (tratados por cuenta de las instituciones)

Cuando una institución usa el Servicio, tratamos la información que ella y sus usuarios proporcionan o generan, que puede incluir:

• Datos de cuenta e identidad de usuarios autorizados (nombre, correo, perfil de inicio de sesión único, rol en la organización) gestionados a través de nuestro proveedor de autenticación.
• Información del listado de estudiantes importada por la institución (como nombre, grado y un identificador de estudiante).
• Reportes de incidentes y registros de casos, incluidas descripciones, fechas, ubicaciones, estado y detalles de las personas involucradas, que pueden incluir nombres, datos de contacto, edades, grados y notas.
• Categorías y circunstancias de los incidentes reportados (por ejemplo, acoso, ciberacoso o denuncias de abuso).
• Archivos y evidencias subidos a un reporte o caso (documentos, imágenes, audio o video).
• Progreso y registros de finalización de las capacitaciones del personal.
• Notificaciones en la aplicación y los registros operativos necesarios para ejecutar, asegurar y auditar el Servicio.

Los reportes de incidentes pueden enviarse de forma anónima cuando la institución habilita esa opción; en ese caso no exigimos que la persona que reporta proporcione datos identificativos.

4. Datos sensibles y menores de edad

El Servicio está diseñado para tratar información sensible, incluidos datos sobre menores y denuncias de daño. Tratamos esta información exclusivamente por cuenta de la institución y bajo sus instrucciones.

• FERPA (EE. UU.): cuando el Servicio almacena registros educativos de estudiantes, los tratamos de forma coherente con las obligaciones de la institución y los usamos solo para prestar el Servicio.
• COPPA (EE. UU.): para estudiantes menores de 13 años, la institución proporciona y es responsable de cualquier consentimiento requerido. Incidenta no recopila a sabiendas información personal directamente de menores para fines propios.
• Ley 1581 (Colombia): la información sobre menores y los “datos sensibles” se tratan con especial cuidado y solo según lo indique la institución, actuando en el interés superior del menor.

No usamos datos sensibles ni datos de estudiantes para publicidad, para elaboración de perfiles ajenos al Servicio ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5. Cómo usamos la información

Usamos la información personal para:

• Proveer, operar, asegurar y mejorar el Sitio y el Servicio.
• Realizar las llamadas que reservas con nosotros y comunicarnos contigo sobre acceso, novedades y soporte.
• Mantener registros de auditoría, prevenir fraude y abuso, y proteger los derechos y la seguridad de las personas usuarias.
• Cumplir obligaciones legales y responder a solicitudes legítimas.

No vendemos información personal, no la usamos para publicidad de terceros y — a la fecha de esta política — el Servicio no utiliza proveedores de inteligencia artificial ni de modelos de lenguaje para tratar tus datos.

6. Bases legales del tratamiento

Cuando la ley lo exige, nos basamos en los siguientes fundamentos:

• Consentimiento: para la reserva de llamadas y las cookies/analítica no esenciales.
• Contrato: para prestar el Servicio a las instituciones y a los titulares de cuenta.
• Interés legítimo: para asegurar nuestros sistemas y prevenir abusos, ponderado frente a tus derechos.
• Obligación legal: para cumplir la ley aplicable.
• Autorización institucional: para los datos del Servicio, nuestro tratamiento se basa en las instrucciones documentadas de la institución y en su propia base legal.

7. Proveedores y encargados

Nos apoyamos en un número reducido de proveedores verificados para ofrecer el Sitio y el Servicio. Tratan la información personal solo en la medida necesaria para cumplir su función y bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.

Dado que estos proveedores operan principalmente en Estados Unidos, el uso del Sitio o del Servicio puede implicar la transferencia de información personal a Estados Unidos. Mantendremos una lista actualizada de encargados y la facilitaremos a las instituciones que la soliciten.

8. Cookies y tecnologías similares

• Sitio: una cookie que recuerda tu idioma, una cookie que recuerda tu respuesta al aviso de cookies y, solo si las aceptas en el aviso, cookies/identificadores de analítica de PostHog.
• Servicio: una cookie de sesión segura y http-only establecida por nuestro proveedor de autenticación, y una pequeña cookie que recuerda preferencias de interfaz (como el estado del panel lateral).

No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios. Puedes cambiar tu decisión sobre analítica en cualquier momento desde el enlace “Configuración de cookies” del pie de página, y controlar las cookies desde la configuración de tu navegador; deshabilitar algunas puede afectar el funcionamiento. Para una lista completa y detallada de las cookies que usamos, consulta nuestra Política de Cookies.

9. Conservación de datos

Conservamos la información de la reserva de llamadas hasta que nos pidas eliminarla o hasta que deje de ser necesaria para la finalidad para la que se recopiló. Los datos del Servicio se conservan durante el tiempo en que la institución use el Servicio y por un período razonable posterior, tras lo cual se eliminan o devuelven conforme a nuestro acuerdo con la institución y a la ley aplicable.

Algunos registros (como los expedientes de casos) pueden conservarse por más tiempo cuando las obligaciones legales o de protección de la institución lo requieren. Las solicitudes de eliminación se atienden según se describe más abajo; si tienes dudas sobre un período de conservación específico, contáctanos.

10. Tus derechos de privacidad

Según tu ubicación, puedes tener derecho a acceder, corregir, eliminar, exportar o limitar el tratamiento de tu información personal, a oponerte al tratamiento y a retirar el consentimiento. La Ley 1581 de Colombia también reconoce el derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos (“habeas data”).

• Datos del Sitio y de la reserva de llamadas: escribe a contacto@incidenta.co y responderemos conforme a la ley. Actualmente atendemos estas solicitudes de forma manual.
• Datos del Servicio: contacta a tu institución, que es responsable de los datos. Brindaremos apoyo a la institución para atender tu solicitud.

Verificaremos tu identidad antes de actuar y no te discriminaremos por ejercer tus derechos.

11. Seguridad

Empleamos medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger la información personal, incluido el cifrado en tránsito, controles de acceso basados en roles, manejo seguro de sesiones http-only y proveedores de infraestructura de buena reputación. Ningún sistema es perfectamente seguro y no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si tenemos conocimiento de una violación de datos personales que afecte tu información, lo notificaremos a la institución afectada sin dilación indebida y, cuando seamos el responsable del tratamiento, notificaremos a las personas afectadas, conforme a FERPA, a las leyes estatales de privacidad estudiantil aplicables en EE. UU. y a la Ley 1581 de Colombia.

12. Transferencias internacionales de datos

Incidenta y sus proveedores operan principalmente en Estados Unidos, y tu información puede tratarse allí. Cuando transferimos información personal a otros países, nos basamos en garantías adecuadas, como cláusulas contractuales tipo o la autorización de la institución, conforme a la ley aplicable.

13. Privacidad de los menores

El Sitio y el Servicio están destinados al uso por parte de instituciones y personas adultas que actúan en un ámbito profesional. No ofrecemos cuentas directamente a menores y no recopilamos a sabiendas información personal de menores para fines propios. Cuando el Servicio contiene información sobre estudiantes (incluidos menores), esta es proporcionada y controlada por la institución.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando realicemos cambios importantes, modificaremos la fecha de “última actualización” y, cuando corresponda, daremos aviso adicional. El uso continuado tras la entrada en vigor de los cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

15. Contáctanos

Para consultas de privacidad o para ejercer tus derechos, contacta a Incidenta LLC en contacto@incidenta.co. Si tu consulta se refiere a información almacenada en el Servicio por cuenta de una institución, contacta también a dicha institución.